DIREKTUR YANG TERLAMBAT MEMBERIKAN LAPORAN

Tanya: Saya bekerja di bagian accounting yang setiap bulan harus menyusun laporan manajemen. Dalam menyusun laporan ini saya membutuhkan data dan laporan dari bagian lain. Sebenarnya semua pimpinan divisi selalu membantu saya, namun ada satu direktur (sebut saja direktur x) yang selalu terlambat memberikan laporannya pada saya. Beliau ini hampir pasti terlambat memberikan laporan manajemennya. Ini membuat saya keteteran dan menyusun laporan secara keseluruhan. Saya sudah mengadukan hal ini pada atasan saya (direktur administrasi), tetapi agaknya direktur x ini sangat ditakuti sehingga atasan saya pun tak bisa banyak berbuat untuk memaksanya. Bagaimana
saya bisa mengatasi persoalan ini? Kalau atasan saya yang direktur itu pun tak bisa melakukannya, apalagi saya. (Sba)

Jawab: Hm, anda perlu memandang persoalan ini dengan kepala yang lebih dingin. Coba pelajari apakah masalah keterlambatan ini dikarenakan memang laporan dari direktur x itu tidak mudah disusun? Atau memang beliau sedang pamer kekuasaan saja?

Bila keterlambatan itu disebabkan oleh masalah penyusunan yang rumit, maka yang bisa anda lakukan adalah memberikan sumbang pemikiran untuk membantu menyelesaikannya. Mungkin saja para bawahan dari direktur x itu tidak cukup cakap dalam menyusun laporan itu. Atau mereka perlu waktu untuk mengumpulkan data-data untuk laporan itu dari bagian lain. Dalam hal ini, anda dituntut berbesar hati untuk memahami dan membantu mereka memecahkan persoalan ini. Tak perlu ungkapkan persoalan itu pada banyak orang, cukup bekerjalah bersama-sama dengan staff direktur x itu. Maka keluhan anda pun berubah menjadi kerja sama yang manis.

Bila anda menemukan bahwa sebenarnya laporan itu cukup mudah dibuat, namun penyelesaiannya berada di tangan direktur x, coba dekati bawahan dari direktur x itu dan mintalah data-data mentah dari mereka. Lalu anda olah dan susun sendiri data itu menjadi laporan sebagaimana anda kehendaki. Pasti ada sumber informasi lain selain direktur itu. Kunci utamanya, anda harus mempunyai hubungan baik dengan orang-orang direktur x. Bicarakan dengan atasan anda bila anda diperbolehkan membantu menyusun laporan itu berdasarkan data-data dari bawahan direktur x. Ini akan memudahkan kejra
direktur x, dan tentu tak ada alasan untuk menolak orang yang ingin membantu.

Sulitnya, bila ternyata direktur x adalah orang yang sedang memamerkan kekuasaannya. Tak banyak yang bisa anda lakukan selain memaparkan fakta-fakta pada atasan anda. Jangan hanya mengeluh, tetapi tunjukkan permasalahan dan pemecahannya. Bersikaplah realitis. Tunjukkan sikap membantu. Bersedialah untuk mengerahkan tambahan tenaga dan pikiran. Mudah-mudahan hasilnya memadai.
Semoga berhasil.

BAWAHAN YANG DIJAUHI REKAN-REKANNYA

Tanya: Saya mempunyai seorang staff wanita (f) yang "berbeda". Entah mengapa dalam pergaulan sehari-hari ia selalu menyendiri dan seolah tak mempunyai teman. Padahal rekan-rekan kerja wanita dalam departemen yang saya pimpin ini cukup banyak. Namun, para staff wanita yang lain itu tampaknya menjauhi.
Pernah sekali saya tanyakan pada mereka apa ada persoalan dengan f, mereka jawab tidak. Tetapi setiap kali makan siang, atau acara-acara kantor, si f ini tampak selalu ditinggalkan. Beberapa rekan lain mengatakan bahwa si f ini galak, omongannya selalu nyelekit, mau enaknya sendiri, sehingga mereka malas mengajak f bergabung. Selain itu sepertinya f memang lebih suka sendiri dan menikmati keadaannya. Tetapi dari kacamata orang luar, hal ini menunjukkan adanya ketidakkompakan dalam departemen saya. Mohon sarannya. (Ep)

Jawab: Sebaiknya anda tidak terburu-buru mengambil kesimpulan mengenai f.
Apa pun yang terjadi, sebagai pimpinan departemen, seyogyanya anda mengetahui dan mengatasi persoalan-persoalan yang timbul di antara karyawan. Namun, anda juga jangan terburu mengambil kesimpulan bahwa ini adalah persoalan. Lihat terlebih dahulu apakah hal ini mempengaruhi kerja sama di antara staff anda dan menganggu kinerja departemen anda? Bila ya, tentu anda harus segera mengambil tindakan.

Berbicaralah dengan beberapa staff anda untuk mengetahui apa yang terjadi.
Minta mereka menunjukkan secara spesifik perilaku-perilaku apa yang dilakukan oleh f yang tidak bisa diterima oleh mereka. Cari tahu juga, menurut mereka, apakah hal tersebut adalah sesuatu yang disengaja atau memang begitulah gaya dari f dalam berkomunikasi. Mungkin ada latar belakang atau alasan yang relevan atas kejadian tersebut. Doronglah para staff anda untuk memahami f lebih baik lagi. Mohonlah pada para staff anda untuk mau mencoba mengajak f bergabung dalam kelompoknya. Dan yang paling penting, itu harus dimulai dari diri anda sendiri. Lakukan sesuatu agar f dan para staff anda bisa bersosialisasi lebih baik. Misal, anda tak keberatan bukan untuk
mengajak f dan staff anda untuk makan di luar kantor bersama-sama? Atau, setidaknya ciptakan keadaan agar mereka bisa melakukan sesuatu bersama-sama di luar kegiatan kantor.

Kemudian berbicaralah pada f. Galilah lebih dalam mengenai f. Mungkin anda akan menemukan sesuatu yang selama ini tersembunyi. Mungkin f merasa harus berhati-hati dalam bergaul dan "over protecting" terhadap dirinya sendiri. Atau, malah mungkin memang begitulah sifat f yang suka menyendiri. Pahami, pahami, sekali lagi pahami f lebih baik lagi. Jangan minta f untuk mengubah perilakunya. Ini bisa membuat f merasa terpojok, dipersalahkan lalu membela diri, dan anda takkan mendapatkan simpatinya. Tunjukkan saja persoalan yang ada dan dorong f untuk mau memahami situasi. Beri pengertian pada f bahwa untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang baik, bukan hanya diperlukan kerja sendiri yang baik, namun juga hubungan sosial yang baik pula. Para staff lain adalah manusia biasa yang mempunyai harapan dan keinginan untuk
menjalin hubungan yang baik dengan f. Maka sudah sewajarnya itu dibalas oleh f dengan menyambut ajakan mereka. Ambil inisiatif untuk menciptakan keadaan yang lebih baik.

Anda semestinya menyadari bahwa memecahkan persoalan ini membutuhkan kesabaran yang luar biasa tinggi. Ini tidak bisa diselesaikan dalam sehari dua hari. Coba anda pelajari mengapa dulu anda menempatkan f di posisinya sekarang. Apakah pekerjaannya itu sesuai dengan kepribadiannya? Jika ya, itu berarti anda telah berusaha memahami bagaimana f. Tak usah khawatir dengan pandangan orang lain tentang ketidakkompakan departemen anda. Hampir semua bagian mempunyai persoalan yang serupa. Mulai saja dari diri anda. Tunjukkan pada staff anda dan f bahwa anda bisa bekerja sama dengan orang lain lebih baik. Doronglah budaya ini berkembang di bagian anda. Bila anda ingin f mau bergabung dengan karyawan lain, maka tunjukkan terlebih dahulu bahwa anda
adalah orang pertama yang mau menerimanya.
Semoga berkenan.

KEKUASAAN DAN POLITIK DALAM MANAJEMEN #1/2

Paul W. Cummings

Kekuasaan dan politik dalam manajemen merupakan anak kembar yang tak terpisahkan, karena yang satu tdak dapat hidup tanpa yang lain. Para manajer jaman sekarang harus mempelajari segi-segi pokok dalam kekuasaan dan politik, jika mereka mau hidup terus dan berhasil. Mereka harus belajar tentang garis-garis kekuasaan, menggunakan teknik-teknik politik, dan menggunakan kekuasaan dan teknik-teknik politik secara efektif dalam karier mereka.

GARIS-GARIS KEKUASAAN DAN POLITIK

Garis kekuasaan kadang-kadang sangat tidak kentara dalam organisasi kerja, sehingga bawahan tidak sadar bahwa mereka sesungguhnya sedang digunakan untuk mengejar keinginan dan maksud orang lain. Apa yang menarik orang mencari kekuasaan? Kadang-kadang hal itu antara lain disebabkan karena orang ingin memanipulasi atau mengendalikan orang lain dalam organisasi. Atau, ada juga orang yang haus akan ketaatan dan kepatuhan dari orang lain menuruti segala perintahnya. Atau memiliki hasrat besar untuk selalu dicap berjasa.
Bagi sementara orang, situasi kerja merupakan satu-satunya tempat dimana mereka dapat memperoleh dan menggunakan kekuasaan.

Perebutan kekuasaan dan basis kekuatan muncul dalam lingkungan kerja bila orang-orang dan kelompok-kelompok berlomba untuk dapat mengendalikan perilaku orang dan kelompok lain. Dan bila orang-orang atau kelompok-kelompok berinteraksi dalam suatu kontes kekuasaan, terciptalah kemudian apa yang disebut dengan politik. Parta dan golongan mulai dibentuk dan dikembangkan, orang-orang bersekutu dalam kelompok-kelompok formal, berkoalisi, mengadakan perjanjian-perjanjian, di mana oang dan kelompok yang satu menang dan yang lain kalah.

Ciri pokok kekuasaan seperti yang kita kenal dalam perusahaan industri sekarang ini ialah penggunaan orang-orang dan kelompok-kelompok untuk tujuan dan maksud tertentu. Banyak orang merasa bahwa kekuasaan merupakan semacam proses menang kalah. Tetapi ini merupakan suatu kesalahpahaman, karena manajer dan kelompok kerja mempunyai jumlah kekuasaan yang berbeda-beda.
Lagi pula, ada perbedaan dalam bagaimana kekuasaan itu dibagikan dalam seluruh hierarki keorganisasian, dan bagaimana, di mana, serta kapan dapat digunakan dalam bidang-bidang yang sah. Misalnya, kekuasaan harus dimiliki bersama oleh manajer dan kelompok kerja dalam beberapa situasi, tetapi tidak dalam situasi lain. Sebagai contoh, manajer dan bawahan harus bekerja sama untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi jika organisasi mau hidup terus. Tetapi dalam usaha mencapai tujuan ini, mereka mungkin terlibat dalam konflik-konflik tajam yang mengakibatkan perebutan kekuasaan. Dalam kasus-kasus seperti ini, perlulah eksekutif puncak campur tangan sebagai hakim, dan memutuskan arah tindakan mana yang harus diikuti. Contoh-contoh
klasik perebutan kekuasaan dalam organisasi demikian ini terjadi hampir setiap hari antara kelompok penjualan dan kelompok produksi, manajer lini dan manajer staf, manajer pengendalian mutu dan manajer produksi.

Konflik dalam bentuk perebutan kekuasaan tidak dapat dihindarkan dan memang diperlukan dalam masyarakat industri kita yang rumit ini. Konflik dalam organisasi sering dapat meningkatkan moral kerja berbagai kelompok, membantu mereka mengatasi kekurangan mereka, menegaskan serta menguraikan nilai-nilai dan kepercayaan kelompok. Interaksi intensif dalam perebutan kekuasaan mencegah kelompok menjadi terpencil atau menyimpang. Perebutan kekuasaan menjaga efisiensi dan efektivitas organisasi, sehingga tujuan bersama dapat dicapai. Jika perebutan kekuasaan berhenti atau tidak ada lagi, organisasi akan tidak efisien dan kaku.

Konflik melalui perebutan kekuasaan dalam organisasi hendaknya merupakan cara untuk mencapai tujuan, dan bukan tujuan itu sendiri. Bila perebutan kekuasaan menjadi tujuan, akibatnya adalah gangguan fungsi. Para manajer harus tegas, jika efisiensi dan kebaikan seluruh organisasi tidak hendak dirugikan

LATAR BELAKANG KEKUASAAN DAN POLITIK

Latar belakang dan pola gerak-gerik yang dialami dan diperlihatkan oleh para manajer dan eksekutif menarik untuk diselidiki. Dalam banyak kejadian, tetapi tidak semua, kehidupan di rumah atau pengalaman dalam hubungan kelompok jauh sebelum mereka masuk sekolah, mempunyai sangkut paut erat dengan usaha mereka mencari kekuasaan. Bila mereka dilahirkan dan dibesarkan dalam suatu keluarga di mana ayahnya seorang ekeskutif atau seorang manajer profesional, mereka akan secara otomatis mengembangkan nilai-nilai sosial seorang calon manajer muda yang penuh ambisi. Halnya akan lain kalau mereka dibesarkan dalam suatu keluarga di mana ayah mereka seorang buruh pabrik.

Barangkali orang yang paling berhasil mendapatkan kekuasaan dalam manajemen sekarang ini adalah mereka yang di masa mudanya mempelajari peraturan-peraturan bagaimana memainkan permainannya. Ketika mereka masuk sekolah menengah, mereka telah mengembangkan suatu kesadaran akan dirinya secara sosial dan politis dan mulai mengadakan percobaan dalam bidang-bidang pokok hubungan kekuasaan dan politik. Peranan di sekolah menengah seperti ketua organisasi siswa, kapten kesebelasan, atau kedudukan resmi lainnya yang memerlukan persaingan, mengajarkan pada anak-anak muda ini dasar-dasar kekuasaan sosial, politik, dan tanggung jawab, yang kelak berguna sebagai model pertama bagi cita-cita dan amnbisi mereka untuk mencapai kekuasaan di
perusahaan atau industri.

BAGAIMANA MEMPEROLEH KEKUASAAN MELALUI TEKNIK-TEKNIK POLITIK

Ada banyak sekali teknik politik untuk memperoleh kekuasaan dalam organisasi indsutri kita sekarang ini. Saya gunakan kata "politik" di sini untuk memberi ciri pada seseorang yang cerdik atau lihai dalam mempromosikan dirinya naik ke jenjang organisasi untuk memperoleh kekuasaan. Politik sering dilihat sebagai suatu seni atau ilmu di mana praktek-praktek yang cerdik, licin dan kadang-kadang tidak jujur harus digunakan dalam persaingan dengan orang lain untuk memperoleh kekuasaan dan kepemimpinan dalam kehidupan kelompok kerja.

Orang yang baru lulus perguruan tinggi harus belajar membina hubungan, persekutuan, dan koalisi dengan atasan, rekan-rekan sekelompok, dan bawahannya. Mereka yang telah memegang peranan kepemimpinan dapat segera mengasah teknik-teknik politik mereka supaya lebih tajam dengan mempelajari tipudaya-tipudaya berikut ini dengan seksama.

1--Membina hubungan dengan atasan.

Atasan adalah orang pertama kepada siapa anda harus memusatkan perhatian.
Tidak ada orang lain dalam organisasi yang dapat berbuat lebih banyak bagi anda selain atasan anda. Tetapi bagaimana caranya membina hubungan dengan atasan? Ada beberapa cara, tetapi pendekatan yang paling pokok ialah mempelajari bagaimana individu atasan anda. Pelajarilah sebanyak mungkin tentang latar belakangnya, nilai-nilainya, prasangkanya, kegemarannya, agama, keluarga, dan perguruan tinggi di mana ia belajar sebelumnya. Yang lebih penting, anda harus dapat menaksir harapan-harapan atasan terhadap bawahannya, termasuk anda. Dan tak ada yang lebih efektif lagi daripada kerja keras secara produktif untuk mendapatkan perhatian atasan anda.

Belajar sebanyak mungkin tentang atasan memerlukan banyak waktu dan usaha.
Tetapi, dengan memperoleh sedikit demi sedikit informasi dari sana-sini, manajer yang cekatan dan cerdik akan segera dapat menyusun pola perilaku yang dapat digunakan sebagai landasan untuk menyusun rencana di masa depan untuk mendekati atasannya. Selama masa belajar ini, buatlah catatan emosi atasan: dan jika perlu, catatlah kejadian-kejadian penting yang terjadi di rumah sehingga dapat dipelajari dan ditinjau kembali setelah beberapa waktu.
Jangan mengandalkan ingatan anda saja. Jangan lupa bahwa atasan itu seorang manusia biasa, yang juga dapat mengalami luapan emosi, frustasi, dan rasa cemas seperti anda sendiri. Yang perlu anda ketahui ialah bagaimana atasan itu bereaksi: anda perlu memahaminya dan kelak bisa menggunakannya untuk keuntungan anda sendiri.

2--Membuat persiapan yang berhasil.

Setelah mempelajari atasan anda dan mengetahui prasangka serta nilai-nilainya, manajer bawahan atau penyelia yang cerdik dapat berhati-hati untuk tidak pernah menyakitkan hatinya. Ini bisa merupakan tugas yang berat dan sulit, jika usaha untuk memperoleh kebaikan hati dan dukungan atasan itu harus berarti mengalahkan prinsip-prinsip, kepercayaan, dan prasangka anda sendiri.

Bila anda semakin memahami prinsip dan perasaan atasan anda, anda akan semakin menyadari bahwa atasan anda selalu berusaha, dengan cara yang halus, merangsang keluar nilai-nilai dan pendapat anda tentang segala macam soal yang kontroversial. Masalah-masalah nasional dan internasional sehubungan dengan agama, kebijakan ekonomi, politik, atau konflik rasial, merupakan subyek-subyek favorit yang suka dibicarakan oleh para atasan dengan bawahan mereka untuk bertukar pikiran. Jika anda berpegang teguh pada prinsip anda dan mengutarakan pendapat yang bertentangan dengan pendapat atasan anda mengenai masalah-masalah yang peka, mungkin anda akan merasa berdiri di luar kelompok inti atasan anda.

Pertemuan-pertemuan yang tampaknya remeh ini merupakan konkretisasi dari telaah dan pengamatan anda terdahulu tentang kesukaan dan kebencian atasan anda. Jika anda telah bekerja dengan baik, anda tidak akan mudah kehilangan simpati dari atasan anda. Dan, jika anda tidak siap untuk memberikan jawaban tentang suatu masalah kontroversial yang tidak ada hubungan dengan masalah pekerjaan anda atau organisasi, atau jika anda tidak mau mengungkapkan pendapat anda yang bertentangan, anda dapat berpura-pura tidak tahu-menahu tentang masalah itu. Adakalanya atasan anda bermaksud menggali lebih dalam masalah itu; jika demikian, anda lebih baik menjawab sedapat mungkin untuk memuaskan atasan anda.

3--Memanfaatkan rekan manajer.

Manajer yang cerdik tahu bahwa ia perlu memupuk persekutuan dengan manajer-manajer di bagain lain yang setingkat dengan dia. Tujuan utamanya adalah menciptakan suatu jaringan yang berfungsi sebagai pengumpul keterangan atau sebagai suatu sarana pendukung. Dengan menyadap sumber-sumber ini setiap hari atau setiap minggu, anda dapat mengumpulkan informasi tentang berbagai bagian organisasi dan dengan demikian memperoleh laporan lengkap tentang pemikiran dan tindakan eksekutif. Dengan keterangan ini pula, anda dapat mengantisipasi keputusan dan kemungkinan tindakan di
masa depan sehubungan dengan bagian anda sendiri.

Anda mungkin dapat membantu rekan manajer yang sedang mengalami kesulitan tanpa bekerja kerasa dan tanpa mengungkapkan motif-motif anda sebenarnya, tergantung di bagian mana anda berfungi dalam organisasi. Dengan cara ini, anda membangun "tabungan politik" yang anda simpan rapi dalam bank politik anda, dan kelak memberikan bunga berlipat ganda, jika anda membuat gerakan atau memperoleh kedudukan lebih tinggi dalam organisasi anda. Demikian pula, anda dapat membiarkan diri untuk dimanfaatkan - dalam batas-batas tertentu - oleh rekan manajer anda yang mempunyai ambisi politik, tetapi yang tujuan akhirnya bukan untuk merongrong jabatan yang anda incar. Misalnya, manajer personalia dapat membiarkan dirinya dimanfaatkan oleh manajer penjualan yang sedang menanjak untuk mengenyahkan seorang wiraniaga marjinal, dan dengan demikian memasukkan tabungan politik ke dalam bank politiknya sendiri.

Untuk menghadapi rekan manajer di tingkat yang sama dalam bagian anda sendiri, permainan politik anda menuntut strategi yang sangat halus. Sudah jelas bahwa faktor-faktor seperti umur, masa kerja dalam suatu bagian, jumlah bawahan yang dimanajemeni, tingkat tanggung jawab, jenis sumbangan yang diberikan kelompok anda pada organisasi, hubungan pribadi dengan kepala bagian, jumlah lowongan yang tersedia di atas posisi anda, tokoh-tokoh yang ada sangkut pautnya dengan kapan, dimana, dan bagaimana anda harus mengadakan gerakan selanjutnya. Anda juga harus memikirkan waktu dan pemilihan waktu yang kerapkali diabaikan. Banyak orang yang ambisius dan tidak sabar cenderung memperlihatkan keinginan dan maksud terlalu cepat
dalam permainan, sehingga memberi kesempatan pada politikus yang profesional dan lebih sabar untuk memasang hambatan-hambatan.

Sambil menunggu waktu, para manajer yang berambisi politik hendaknya secara diplomatis membangun persekutuan dengan rekan-rekan manajer sendiri. Jangan sekali-kali mengungkapkan rencana anda pada rekan manajer lain, dan hindari senantiasa pembicaraan yang langsung atau tidak langsung menyangkut gerakan ke atas. Buatlah analisa tentang para pesaing anda melalui pengamatan; dengarkan, dan buatlah catatan tentang keberhasilan dan kegagalan mereka. Anda akan selalu mendapatkan di antara rekan seprofesi anda orang-orang yang tidak mau terlibat dalam permainan licik ini; dengan demikian anda tidak perlu menganggap mereka sdebagai pesaing, tetapi dapat menggunakan mereka sebagai sarana pendukung dan pengumpul keterangan.

Terutama sekali, turutilah perintah dan keinginan atasan anda, dan jangan sekali-kali mencoba melakukan hal yang luar biasa atau "kejutan" tanpa mendapat persetujuan lebih dahulu dari atasan anda. Kedua berusahalah selalu untuk menerima atasan anda sebagai orang yang baik, entah ia baik atau tidak. Jika atasan anda bingung dan kemudian agagal, tak ada untungnya untuk menikam dia dari belakang. Biasanya bukan orang yang telah "memberikan ciuman maut" yang menggantikan orang yang telah dibunuhnya, melainkan manajer yang telah membangun persekutuan dan menunjukkan kepercayaan serta loyalitas kepada rekan dan atasannya yang telah meninggal itu. Judas tidak akan pernah memenangkan hadiah atau promosi, karena ia tidak hanya menghianati atasannya, tetapi juga dirinya sendiri.

4--Memanfaatkan bawahan.

Bawahan yang dimanfaatkan dengan tepat, dapat menjadi batu loncatan untuk bergerak ke atas bagi manajer yang berambisi politik. Kemampuan untuk memanajemeni bawahan sehingga bawahan dapat menghasilkan pekerjaan yang bermutu, memerlukan usaha "politis" dan dalam beberapa hal merupakan ciri seorang politikus dan manajer yang sejati. Manajer yang dapat menggabungkan dengan baik dengan yang buruk, yang bersedia berunding dan mengadakan kompromi, yang dapat menghadapi dengan sabar serangan-serangan yang tak terkendali, yang telah memperlihatkan kemampuannya dalam merangsang setiap orang untuk menampilkan yang terbaik, dan yang tetap berproduksi apa pun halangannya - orang macam inilah yang selalu dicari oleh manajemen puncak.
Jika manajer dapat mencapai kualitas itu setingkat lebih tinggi, besar kemungkinannya bahwa ia akan dapat mencapai karier setingkat lebih tinggi dalam organisasi. Bawahan yang taat dan percaya tidak hanya akan mendukung manajer mereka melalui produksi, tetapi juga akan memberikan sumber keterangan intern terus-menerus melalui komunikasi ke atas yang semakin banyak dan semakin baik kepada manajer mereka. Informasi yang segar dan tepat waktu ini perlu sekali bagi manajer yang secara politis ambisius, jika ia ingin berhasil menikmati kedudukan dan kekuasaan yang lebih besar.

(bersambung ke bagian #2/2) ====>>

(Paul W. Cummings, Open Management - Guides to Successful Practise)